Dofinansowanie i refundacja okularów przez pracodawcę

W przypadku osób pracujących na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe dużym niebezpieczeństwem jest przemęczenie oczu i pogorszenie wzroku. Dlatego też pracownicy często muszą nosić okulary korygujące wzrok. Mogą oni ubiegać się o dofinansowanie do okularów od pracodawcy.

Czym są stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe?

Definicję stanowiska pracy wyposażonego w monitor ekranowy określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r., §2 pkt 2 (Dz. U. 1998 nr 148 poz. 973). Zgodnie z nią przez stanowisko pracy należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z jej wyposażeniem, tj.:

• podstawowe (w tym monitor ekranowy, klawiatura bądź też urządzenia wejściowe, a także stacja dysków i jednostka centralna, np. procesor),
• dodatkowe, tj. drukarka, skaner, mysz komputerowa czy też trackball,
• wyposażenie pomocnicze, obejmujące takie elementy jak stół, krzesło, podnóżek lub uchwyt do przechowywania dokumentów.

Kto jeszcze może uzyskać dofinansowanie do okularów od pracodawcy?

Wielu pracodawców zadaje sobie pytanie o to, czy refundacja okularów przez pracodawcę obejmuje również osoby wykonujące swoje obowiązki na laptopie. Przepisy z ostatniej dekady XX wieku nie uwzględniały bowiem takich sytuacji.

Niemniej jednak 21 grudnia 2012 r. Główny Inspektorat Pracy zajął w tej sprawie jednoznaczne stanowisko. Zgodnie z nim pracodawca jest zobowiązany umożliwiać uzyskanie dofinansowania do okularów również takim osobom.

Kto powinien dokonać zakupu okularów?

Zgodnie z regulacjami Kodeksu Pracy zakupu okularów może dokonać zarówno pracodawca, jak i pracownik. Nie istnieją żadne regulacje, które określałyby konkretny sposób ich nabywania. Ze względów praktycznych najczęściej osobą kupującą jest właśnie pracownik. Zadaniem pracodawcy jest wówczas refundacja okularów.

Komu przysługuje zwrot za okulary od pracodawcy?

Refundacja okularów przez pracodawcę przysługuje przede wszystkim osobom, w przypadku których na taką konieczność wskazuje zalecenie lekarza medycyny pracy.

Aby uzyskać zwrot kosztów zakupu okularów korekcyjnych, trzeba spełnić jeszcze jeden warunek. Należy się on bowiem osobom, które spędzają przy obsłudze monitora ekranowego połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że aby uzyskać refundację okularów, pracownik musi spędzać przed ekranem minimum 4 godziny w ciągu dnia.

W praktyce oznacza to, że jeśli dana osoba wykonuje swoje obowiązki w zakładzie pracy przez 5 dni w tygodniu po 2 godziny dziennie, to wówczas, nie przysługuje jej prawo do ubiegania się o dofinansowanie do okularów przez pracodawcę. Sytuacja wygląda jednak zupełnie inaczej, jeśli pracuje ona przez 2 dni w tygodniu po 5 godzin. W takim przypadku może ona ubiegać się o zwrot kosztów zakupu okularów korekcyjnych, pomimo że w obu tych przypadkach łączny wymiar pracy jest taki sam.

Co zrobić, jeśli pracownikowi pogorszy się wzrok?

W przypadku pogorszenia się wzroku danego pracownika pracodawca ma obowiązek zapewnienia jak najlepszej ochrony jego zdrowia. Oznacza to, że powinien on skierować daną osobę na badanie okresowe, nawet jeśli termin ważności poprzedniego badania jeszcze nie upłynął.

Jeśli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych przez lekarza medycyny pracy wykażą, że konieczne jest zapewnienie pracownikowi nowych okularów, pracodawca musi to zrobić. W takiej sytuacji pracownik może ponownie ubiegać się o uzyskanie refundacji.

Refundacja okularów przez pracodawcę – procedury

W przypadku skierowania pracownika na wykonanie okresowych badań lekarskich pracodawca powinien przekazać lekarzowi informację, że dana osoba spędza na pracy przy komputerze minimum 4 godziny dziennie. Między innymi na tej właśnie podstawie lekarz ocenia ryzyko pogorszenia wzroku i dostosowuje działania profilaktyczne.

Następnie lekarz, na zaświadczeniu lekarskim, może zawrzeć informację o konieczności zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnych. W takiej sytuacji ten ostatni ma prawo do uzyskania refundacji okularów lub soczewek kontaktowych.

Kolejnym etapem procesu jest okazanie pracodawcy faktury wystawionej na własne imię i nazwisko. Dokument ten stanowi podstawę do uzyskania zwrotu.

Jak często pracownik może ubiegać się o refundację okularów?

Nie istnieje żadna regulacja prawna, która określałaby częstotliwość wymieniania okularów korekcyjnych. Wynika to z faktu, że czynności takiej dokonuje się wtedy, gdy wystąpi taka potrzeba. Innymi słowy, pracownik może poprosić pracodawcę o skierowanie na badania okresowe przed upływem terminu ważności wyników, które aktualnie posiada.

W takiej sytuacji pracodawca powinien wydać wskazany wyżej dokument. Jeśli lekarz stwierdzi, że dana osoba powinna wykonywać pracę w okularach, lub że powinny one zostać wymienione, to wówczas pracownik ma prawo do refundacji.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku, gdy lekarz medycyny pracy stwierdzi, że dana osoba powinna wykonać badanie wcześniej, niż jest to przewidziane na danym stanowisku.

Ile wynosi dofinansowanie do okularów przez pracodawcę?

Kwotę dofinansowania do okularów określa regulamin pracy w danym zakładzie. Musi on też zawierać szczegółowe informacje na temat refundowanych elementów, tj. szkła czy oprawki.

Warto wiedzieć, że kwota refundacji nie może być zbyt niska. Jeśli bowiem pracownik nie będzie w stanie ponieść kosztów zakupu okularów w podstawowym standardzie, to wówczas może zwrócić się do sądu z roszczeniem o odszkodowanie od pracodawcy, wynikającym z uszczerbku na zdrowiu poniesionego na skutek pracy przy komputerze bez odpowiedniego zabezpieczenia.

Opracowany ,,Regulamin dofinansowania zakupu okularów korygujących wzrok stosowanych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego” można znaleźć tutaj:( link do produktu)

Dowiedz się więcej o obowiązkach Pracodawcy z zakresu BHP.

Zapraszamy do naszego poradnika przedsiębiorcy