Firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników
Zgodnie z art. 23 polskiej ustawy, obowiązek wdrożenia procedury ochrony sygnalistów dotyczy przedsiębiorstw, które na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku kalendarzowego zatrudniają co najmniej 50 osób. Ustawa mówi o „podmiocie prawnym”, co obejmuje zarówno firmy prywatne, jak i przedsiębiorstwa sektora publicznego.

Warto zaznaczyć, że ta liczba obejmuje nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ale także osoby wykonujące pracę na innych podstawach, jak umowa zlecenia, kontrakt B2B, czy kontrakt menadżerski, jeżeli firma nie zatrudnia do tych celów innych osób. Jest to kolejny z wymogów, który dotyczy podmiotów zatrudniających 50 lub więcej osób, obok obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy czy regulaminu wynagradzania.

Ochrona sygnalistów niezależnie od liczby zatrudnionych
Wyjątek od powyższej reguły dotyczy podmiotów zobowiązanych na mocy ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (ustawa AML). Obowiązek wdrożenia ustawy o sygnalistach dotyczy wszystkich przedsiębiorców posiadających status instytucji obowiązanej zgodnie z tą ustawą, np. biur rachunkowych, pośredników w obrocie nieruchomościami, podmiotów świadczących usługi związane z kryptowalutami, przedsiębiorców przyjmujących lub dokonujących płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej 10 000 euro, instytucji finansowych, kantorów wymiany walut, lombardów, instytucji kredytowych, oraz innych instytucji płatniczych.

Dla tych podmiotów, konieczność wdrożenia ustawy o sygnalistach istnieje niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników.

Jednostki samorządu terytorialnego
Przepisy ustawy o sygnalistach są również obligatoryjne dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) liczących co najmniej 10 tysięcy mieszkańców.

Pozostałe podmioty
Firmy zatrudniające mniej niż 50 osób oraz jednostki samorządu terytorialnego o liczbie mieszkańców poniżej 10 tysięcy mogą, ale nie muszą wdrożyć wewnętrzną procedurę ochrony sygnalistów. Z perspektywy transparentności działalności warto jednak rozważyć wdrożenie tych przepisów, nawet jeśli nie jest to obowiązkowe.

Co powinna zawiera nowa procedura?

Nowa procedura jest szczegółowym dokumentem, który określa wszystkie etapy postępowania związanego z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń. Obejmuje ona:

Zakres procedury – Obejmuje szerokie grono osób uprawnionych do dokonywania zgłoszeń, w tym obecnych i byłych pracowników, współpracowników, a także osoby powiązane z pracodawcą w inny sposób (np. podwykonawców).

Ochrona sygnalistów – Zasady ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości, w tym zakaz podejmowania działań odwetowych, gwarancję poufności oraz ochronę przed dyskryminacją i niesprawiedliwym traktowaniem.

Przyjmowanie zgłoszeń – Procedury dotyczące zgłaszania nieprawidłowości za pomocą różnych kanałów, takich jak e-mail, poczta tradycyjna, telefon, czy osobiste spotkanie. Istnieje możliwość składania zgłoszeń jawnych, poufnych lub anonimowych.

Postępowanie wyjaśniające – Szczegółowy proces weryfikacji zgłoszeń, ich rejestracji oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego, w którym odpowiedzialność spoczywa na wyznaczonym Koordynatorze ds. naruszeń.

Fałszywe zgłoszenia – Postanowienia dotyczące postępowania w przypadku zgłoszeń składanych w złej wierze, które mogą prowadzić do utraty ochrony przez sygnalistę.

Kluczowe role i odpowiedzialności

W każdej organizacji wprowadzającej procedurę, kluczową rolę odgrywa Koordynator ds. naruszeń, który jest odpowiedzialny za całościowy nadzór nad procesem, w tym za przyjmowanie i ocenę zgłoszeń, zapewnienie poufności oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń. Koordynator musi działać niezależnie i bezstronnie, a także chronić tożsamość sygnalistów na każdym etapie postępowania.

Wnioski i wyzwania

Dla pracodawców, wdrożenie nowych procedur wiąże się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi, ale także z korzyściami, takimi jak zwiększenie efektywności zarządzania ryzykiem i lepsza ochrona przed potencjalnymi naruszeniami. Kluczowe jest również odpowiednie przeszkolenie pracowników oraz zapewnienie, że wszyscy znają i rozumieją nowe zasady.

Nowe przepisy wymagają od pracodawców nie tylko wdrożenia odpowiednich procedur, ale także regularnego monitorowania ich skuteczności i dokonywania koniecznych aktualizacji, aby zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Wprowadzenie tego rodzaju procedur może również przyczynić się do budowy kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu, przejrzystości i odpowiedzialności, co z kolei może wpłynąć na poprawę ogólnego klimatu pracy oraz lojalności pracowników.